一、办理技术出口合同登记手续，需要填写“自由类合同信息”。申请单位必须如实按照合同填写表格的各项内容，保证所填内容真实有效。
二、 技术出口合同数据必须在《商务部技术出口合同管理系统》中填写，经初审通过后打印《合同申请表》和《合同数据表》，由申请单位负责人签字并加盖申请单位公章后才有效。
三、表格内容填写要求：
（一）合同号：请按以下要求编制合同号：
1、合同号总长度不超过17位；
2、前9位为自动生成编号，分别为签署合同年份2位、技术输出地国别2位、项目所在地2位、出口技术所属行业2位；后8位为企业自定义代码，可以按照签署合同号截取8位或根据企业内部文号编写。
（二）关键技术描述栏具体填写出口技术的内容、技术先进性、许可或转让方式等。（要求200字符以内）
（三）项目批准文号：
1、 填写项目主管部门对项目可行性研究批复的文号。（如国经贸投资第XXX号），批准部门:填写项目可研批复的发文单位。(如国家计委)。批准日期：填写项目可研批复的发文日期。按年-月-日格式填写，如20000101。
2、 凡根据国家法律法规不需要主管部门批准的项目，项目批准文号、批准日期均填写签署合同日期；批准部门填:“本单位”。
（四）行业：指出口技术所属行业，与合同号第九位一致，不需填写。
（五）项目名称：指出口的技术应用到生产的哪个项目中。
（六）出口技术名称：应含有合同核心要素。
（七）合同类别：技术出口合同分为以下8类，不可多选。
A、专利技术的许可或转让（包括专利申请权的转让）；
B、专有技术的许可或转让；
C、技术咨询、技术服务；
D、计算机软件的出口；
E、与A、B内容之一相关联的商标许可；
F、涉及A、B、C内容之一的合资生产、合作生产、合作设计、合作开发、合作研究；
G、为实施A至G项内容而进口的成套设备、生产线、关键设备等；
H、其它方式的技术出口。
（八）保密期：以年或月为单位填写，若没有保密期，可不填。
（九）合同情况
1、专利号或申请号：按照专利证书中的专利号码填写；
2、专利名称：按照专利证书中的专利名称填写；
3、如果专利数大于3个请点击添加专利按钮进行添加；
（十）是否跨国公司内部交易：指供方公司与受方公司之间是否属于子母公司或投资公司关系，本项根据合同情况填“是”或“否”。
（十一）侵权责任：当发生第三方侵仅指控时，双方责任承担。可选一项：
A.供方承担侵权责任；
B.双方共同承担侵权责任；
C.双方议定。
（十二）其它说明：合同情况需补充说明的内容，如没有补充内容，可不填。
（十三）联系人、电话、传真、单位名称、为必填项，E-mail、地址为选填项。
（十四）合同名称：合同名称应含有合同核心要素。如：XX公司X万吨/年乙烯装置技术转让和设备供货合同；
（十五）供方公司：
1、代码：填写申请单位的外贸企业代码。（可通过系统自动查寻）
2、中文、英文：填写供方公司的中英文标准名称。如供方为2家或数家联合签约，均填入同一栏内，用逗号隔开。
3、省市：根据合同号第三栏所选项自动生成；
4、企业性质：供方公司按照工商营业执照企业类型选择。
（十六）技术提供方：中文、英文：填写供方公司的中英文标准名称。如技术提供方为2家或数家联合签约，均填入同一栏内，用逗号隔开。
（十七）受方公司：
1、国别地区：根据合同号第二栏所选项自动生成。
2、中文、英文：填写技术使用方的中英文标准名称。
如受方为2家或数家联合签约，均填入同一栏内，用逗号隔开。
（十八）签字日期：按年-月-日的格式填写合同的签字日期，如2000-01-01
（十九）合同有效期：以年或月为单位，为必填项。
依据《中华人民共和国中外合资经营企业法》实施细则，中外合资企业技术转让协议的期限一般不超过十年。
（二十）支付方式：表格中设有"一次总付"、"提成"和"其它支付方式"三种选择。只可选择其中一栏填写。
1、一次总付：填写合同总价金额及原币名称，保留两位小数，以万为单位。在合同有效期内可分次支付。
2、入门费加提成：
（1）入门费：按照签署合同的入门费金额填写，以万美元为单位，（除提成费以外的费用均填入入门费栏内）。若合同是用美元以外的币种签定的，则先使用“帮您换算”折算成美元后再填写。若没有入门费，填写零。
（2）提成年限：以年为单位，一般提成年限填写1年。
（3）提成率：按照签署合同以百分数的形式填写提成率。
（4）提成基准：按照签署合同，根据实际情况填写，如单台提成、批量提成、净销售额等。该栏填写汉字。
（5）提成费总计：以万美元为单位，按签署合同实际投产后1年的提成金额。
提成方式的合同，需用A4纸对入门费、提成费的构成做详细计算说明，并加盖单位公章，汇率使用提出申请月份外汇汇率，并注明汇率及日期。
3、其它支付方式：除上述支付方式之外的其它方式，如“无需支付”。
（二十一）合同总价：
1、一次总付支付方式，合同总价自动生成。只需将合同中除硬件设备之外的费用填入“技术费”一栏，设备费自动生成。均以万美元为单位，可保留两位小数。合同总价＝技术费＋设备费。
2、提成支付方式，合同总价＝入门费＋估计提成费总计。
（二十二）报送单位：
在开发区注册的单位，报送单位选择“天津经济技术开发区” 。
（二十三）合同是否终止：应选择“否”，已终止的合同不再予以登记。
（二十四）合同状态
1、预写状态：当前信息的保存，保存之后依然可以修改、删除，并且不会正式提交给报送单位。
2、申请状态：保存后将不能修改。此时合同信息将正式提交给报送单位，等待审批。
3、退回状态：审批端网上初审后，将合同退回至企业端，企业注意查看“预览打印申请表”中的审核说明，按照审核说明修改或打印表格，修改后将状态栏选为“申请”再次提交。待准予打印时打印申请表、数据表并加盖公章及负责人签字（或印章），准备报送资料，不需再次提交。